บทความน่ารู้

เป็นที่ปฏิเสธกันไม่ได้เลยว่าไมโครโฟนชุดประชุมมีความสำคัญอย่างมากต่อการประชุมทุกรูปแบบ ทุกขนาด ยิ่งการประชุมขนาดใหญ่ยิ่งมีความจำเป็นมาก การประชุมที่สำคัญก็ยิ่งมีความจำเป็นมากขึ้นไปอีก เช่นการประชุมผู้บริหาร การประชุมสภา การประชุมผู้นำประเทศ การประชุมนานาชาติ เพราะถ้ามีความผิดพลาดเกิดขึ้น ความเสียหายที่ตามมาอาจมากจนไม่สามารถแก้ไขได้ เมื่อการประชุมสำคัญมากขนาดนี้ การตัดสินใจเลือกซื้อไมค์ประชุมจะผิดพลาดไม่ได้เลย ดังนั้นการตัดสินใจเลือกซื้อไมค์ประชุมจะต้องคำนึงถึงอะไรบ้าง แล้วอะไรที่จะต้องคิดถึงเป็นอันดับแรก แน่นอนว่าคือความต้องการใช้งาน จะใช้สำหรับการประชุมอะไร การประชุมขนาดไหน เมื่อได้ความต้องการแล้วก็ดำเนินการต่อไปดังนี้ครับ

1. ออกแบบ
2. เลือกสินค้า
3. เตรียมงบประมาณ
4. หาผู้ขาย

ออกแบบ
การออกแบบเป็นก้าวแรกที่สำคัญยิ่ง ผิดพลาดไปพังตั้งแต่ไก่โห่เลยครับ ออกแบบดีมีชัยไปกว่าครึ่ง ดังนั้นผู้ออกแบบจะต้องมีความรู้ในการออกแบบ มีประสบการณ์เป็นมืออาชีพทางด้านนี้โดยตรง และผู้ใช้งานจะต้องเตรียมข้อมูลความต้องการใช้งานแก่ผู้ออกแบบให้พร้อมดังนี้
1.) สรุปข้อมูลพื้นฐานของห้องให้ครบ
2.) สรุปความต้องการใช้งานให้ครบ

1.) ข้อมูลพื้นฐานของห้องประชุมมีดังนี้
1.1) มีขนาดที่แน่นอนของห้องให้กับผู้ออกแบบจะทำให้เกิดการใช้งบประมาณที่เหมาะสม ไม่ต้อง
ออกแบบเผื่อให้สิ้นเปลืองและไม่น้อยเกินไป ซึ่งจะมีผลทำให้ไม่ได้คุณภาพตามที่ต้องการ อีกทั้งยังทำ
ให้เป็นปัญหากับการประชุมอีกด้วย
1.2) วัสดุที่ใช้ในแต่ละด้านของห้อง เช่น ผนังเป็นกระจกหน้าต่างมีผ้าม่านหรือไม่, พื้นเป็นกระเบื้องแผ่น
สำเร็จรูป หรือหินอ่อน หินแกรนิต, เพดานเป็นฝ้าเรียบ หรือเป็นฝ้าอะคูสติก การระบุชนิดวัสดุที่ใช้จะ
ทำให้ได้คุณภาพเสียงที่ชัดเจนมากขึ้น ปัญหาจากเสียงก้องสะท้อนน้อยลงได้ ด้วยการออกแบบชนิดและ
ประเภทของลำโพง ฯลฯ
2.) ความต้องการใช้งานห้องประชุมอะไรบ้าง
2.1) ผู้เข้าประชุมมีกี่ท่าน ใช้ไมค์ประชุมแบบ 1 ท่าน ต่อ 1 ไมค์ประชุม หรือ 2 ท่าน ต่อ 1 ไมค์ประชุม
2.2) ไมค์ประชุมชนิดก้านสั้น หรือก้านยาว วิธีเลือก คือถ้าโต๊ะประชุมมีขนาดเล็ก (ไม่เกิน 60 ซม.) ให้เลือก
ชนิดก้านสั้น แต่ถ้าโต๊ะประชุมมีขนาดใหญ่ (เกิน 60 ซม.ขึ้นไป) ให้เลือกก้านยาว

2.3) ทำเป็นระบบ HYBRID MEETING ด้วยหรือไม่ ? กรณีที่ต้องการรู้จักระบบ HYBRID MEETING เพิ่มเติมให้ไปดู
เรื่องของระบบ HYBRID MEETING ตาม LINK ด้านล่างครับ
เลือกสินค้า
การเลือกสินค้าที่มีคุณสมบัติและคุณภาพให้สามารถใช้งานได้ตามวัตถุประสงค์ที่ออกแบบไว้ ได้ครบถ้วนเป็นก้าวต่อไปที่สำคัญยิ่งกว่า เพราะถ้าได้สินค้าที่ประสิทธิภาพการใช้งานไม่เพียงพอจะทำให้ผลของการประชุมไม่สมบูรณ์ขาดตกบกพร่องไปอย่างแน่นอน และความเสียหายก็จะตามมาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ อาทิเช่นความดังอาจไม่พอ ความคมชัดอาจไม่ได้ เกิดการรบกวนจากปัจจัยภายนอกได้ง่ายรึป่าว ระบบมีความเสถียรสูงหรือไม่ ถ้าไม่เสถียรเสียงขาดหาย แม้เพียงชั่วเสี้ยววินาที ก็อาจเปลี่ยนจาก “ไม่” เป็น “ใช่” เช่นในการประชุมใหญ่ประจำปี ประธานแจ้งว่าผลประกอบการไม่ดี คำว่า “ไม่” หายไป ก็จะกลายเป็นดี ผลประกอบการไม่ดี ไม่จ่ายโบนัสก็กลายเป็นจ่าย แบบนี้ก็พังสิครับ ถ้าเป็นระดับผู้นำประเทศกล่าวสุนทรพจน์ NO หายไป จาก NO เป็น YES ยิ่งพังหนักเลยครับ
ดังนั้นในการเลือกสินค้าจึงเป็นขั้นตอนที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง ต้องทำอย่างละเอียดรอบคอบโดยมีสิ่งสำคัญที่ต้องคำนึงถึงดังนี้
1) คุณสมบัติการในการใช้งาน (Feature and Function)
ต้องเลือกคุณสมบัติที่ต้องการใช้งานให้ครบถ้วน มีการทำงาน (Function) ตอบโจทย์ความต้องการใช้งานได้ครอบคลุม และเปิดกว้าง สามารถต่อขยายระบบได้ในอนาคตเป็นต้น
2) คุณสมบัติทางเทคนิค (Technic Specification)
มีความสำคัญมาก เพราะคุณสมบัติทางเทคนิคจะบอกให้รู้ว่าไมค์ดีหรือไม่ดีได้ ในทุกๆ ด้านเช่นดังแค่ไหน ความคมชัดมากหรือน้อย มีสัญญาณรบกวนสูงหรือต่ำ ใช้งานอะไรได้บ้างและใช้งานอย่างไรเป็นต้น
3) ยี่ห้อสินค้า
ต้องเลือกยี่ห้อที่น่าเชื่อถือ และศึกษาหาข้อมูลจากประสบการณ์ของผู้ใช้งานจริงเป็นต้น (วิธีการเลือกสินค้าที่น่าเชื่อถือดูได้จาก LINK ด้านล่างนะครับ)
4) ทดลองใช้งานจริง
เพื่อสนับสนุนความเชื่อมั่นในการตัดสินใจเลือกสินค้าเป็นขั้นตอนสุดท้าย ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่สุดเพื่อพิสูจน์ว่าของที่ตัดสินใจเลือกดีจริงตามคุณสมบัติทางเทคนิคที่ผู้ขายได้นำเสนอไว้หรือไม่

เตรียมงบประมาณ
ในการตัดสินใจเรื่องงบประมาณถ้าจะให้ได้ของดีเป็นไปตามความต้องการใช้งานจะต้องให้มีงบประมาณเพียงพอกับความต้องการใช้งานและคุณภาพสินค้าด้วยครับ เพราะถ้าเอางบประมาณเป็นตัวตั้งจำกัดงบประมาณ คุณภาพสินค้าเป็นรอง เมื่อนั้นอาจเลือกของผิดได้ของดีไม่พอใช้งาน ทำให้พังได้ครับ
เพราะความผิดพลาดและความเสียหายย่อมส่งผลกระทบต่องาน ต่อองค์กร และถ้าเป็นการประชุมระดับนานาชาติก็อาจส่งผลไปถึงระดับประเทศชาติได้เลยครับ ดังตัวอย่างที่ได้กล่าวไว้แล้วในขั้นตอนเลือกสินค้าครับ

ขั้นตอนนี้คนส่วนมากมักจะไม่ให้ความสำคัญมากเท่า 3 เรื่องที่ผ่านมา แต่ถ้าพลาดพลั้งไปได้ผู้ขายที่ไม่มีประสบการณ์หรือมีน้อย ไม่มีความเป็นมืออาชีพแล้ว ก็ไม่สามารถทำการติดตั้งอุปกรณ์ที่มีให้สามารถใช้งานได้ตามวัตถุประสงค์ อาจไม่ครบฟังก์ชั่นที่ต้องการหรืออาจใช้งานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพก็มี หรือกรณีที่แย่ที่สุดไม่สามารถทำการติดตั้งให้ใช้งานได้ ทิ้งงานไปเลยก็เคยเจอครับ ดังนั้นขั้นตอนในการคัดเลือกผู้ขายต้องดูคุณสมบัติของผู้ขายด้วย จะดูเฉพาะราคาอย่างเดียวก็อาจผิดพลาดและพังได้เช่นกันครับ ทีนี้ก็มาดูกันว่าจะเลือกผู้ขายที่ดีได้อย่างไรต้องดูอะไรบ้าง
1) เป็นตัวแทนจำหน่ายหรือผู้จัดจำหน่ายที่ได้รับการแต่งตั้งอย่างเป็นทางการ จากผลิตภัณฑ์ยี่ห้อนั้นๆ หรือไม่ เพื่อที่จะได้ซื้อ
ของอย่างสบายใจว่าเป็นสินค้าที่นำเข้าเสียภาษีอย่างถูกต้องมีการบริการหลังการขายที่แน่นอนและยาวนาน
2) มีทีมงานให้บริการที่แน่นอน โดยมีทั้งทีมขาย และทีมช่างติดตั้ง และให้บริการหลังการขายที่เป็นพนักงานของผู้ขายเอง
หรือไม่ หรือจ้างเป็นครั้งคราว หรือที่เรียกว่า OUTSOURCE หรือ FREE LANCE เป็นเรื่องที่สำคัญมาก เพราะถ้ามีช่าง
และทีมวิศวกรที่เป็นพนักงานประจำ จำเป็นต้องมีจำนวนที่มากพอที่จะรองรับได้มากกว่า 1 หรือ 2 งานพร้อมกัน
ไม่เช่นนั้น กรณีเร่งด่วนที่จำเป็นต้องเข้าแก้ไขปัญหาวันที่มีประชุมจะได้แก้ปัญหาได้ทันเวลาที่ต้องการ
3) บริษัทเริ่มก่อตั้งเมื่อไหร่เป็นระยะเวลายาวนานพอสมควรหรือไม่หรือเพิ่งเปิดบริษัทฯ มาไม่กี่ปี และจะอยู่ได้อีกกี่ปีก็ไม่รู้
ดังนี้ต้องดูอายุงานด้วยเพื่อให้มั่นใจได้ว่าจะมีการบริการหลังการขายได้ตลอดไป
4) มีผลงานที่น่าเชื่อถือได้ และเป็นที่ประจักษ์มากพอที่จะทำให้เกิดความไว้วางใจได้มีผลงานที่มีขนาดใหญ่กว่าห้องประชุม
ที่เราต้องการ เพื่อสร้างความมั่นใจให้มากขึ้น
5) เป็นศูนย์บริการซ่อมด้วยหรือไม่
6) มีของสำรองให้ใช้งานได้ด้วยหรือไม่

สรุปก็คือทุกขั้นตอนมีความสำคัญมากแตกต่างกันไป หากเกิดความผิดพลาดแม้เพียงขั้นตอนเดียวก็อาจพังได้ครับ ดังนั้นจะให้ได้ห้องประชุมที่ดี ที่ปัง การออกแบบต้องดี ของที่ใช้ต้องดี งบประมาณต้องมี คนขายต้องมีความพร้อมและประสบการณ์ด้วยครับ